GOOFS

Lain musim pajak hampir kepada kita dan bisnis yang paling bekerja keras mengumpulkan informasi keuangan mereka untuk ritual tahunan pemerintah. Kerumitan meninjau laporan bank atau menarik cek dan penerimaan hanya itu - sebuah kerumitan besar. Anda, sebagai pemilik bisnis atau manajer, memiliki ikan yang lebih besar untuk menggoreng dan kepatuhan mungkin tidak tampak begitu penting, tapi rasa takut akan pembalasan pemerintah adalah motivator. Jika proses yang sulit pengumpulan informasi keuangan baru saja dimulai di organisasi Anda, jadi mulailah janji-janji tahunan yang lebih terorganisir tahun depan. Latihan tahunan dalam manajemen stres merupakan sinyal bahwa sudah waktunya untuk mendapatkan Software Akuntansi Laporan Keuangan Terbaik yang benar-benar memenuhi kebutuhan bisnis. Seperti apapun dalam bisnis, mencari jawaban untuk masalah ini cukup sederhana selama proses diikuti. Informasi yang terdapat dalam artikel tersebut membantu Anda dengan langkah-langkah dan membantu menjaga janji yang dibuat untuk tahun depan.

Semua bisnis sesuai dalam salah satu dari tiga kategori solusi akuntansi, Kecil untuk Bisnis menengah (SMB) pasar, Mid-Market Bisnis (MMB) pasar, dan pasar Enterprise. Umumnya pasar di mana bisnis jatuh didasarkan pada pendapatan dan / atau jumlah karyawan. Grafik di bawah ini dapat membantu menentukan pasar di mana organisasi Anda bisa jatuh:

Pasar Tahunan Pendapatan # karyawan
SMB $ 0 - $ 10.000.000 1 - 50
MMB $ 2 juta - $ 100,000,000 5-250
Perusahaan> $ 50.000.000> 25

Kriteria untuk menentukan kategori mana bisnis jatuh ke dalam sangat kabur. Sangat penting Anda meluangkan waktu untuk memahami kebutuhan anda untuk menentukan solusi yang tepat untuk bisnis Anda.

Langkah pertama dalam mendapatkan solusi yang tepat adalah menentukan apa solusi softwareakuntansi digunakan untuk menyelesaikan. Pilih tim orang dari setiap departemen, atau menyewa konsultan untuk melakukan penilaian kebutuhan. Tim dan / atau konsultan memulai proses dengan mengajukan pertanyaan seperti berikut:

· Yang modul sistem ini organisasi benar-benar perlu?

· Apa fungsi bisnis tidak dapat hidup tanpa?

· Yang solusi yang organisasi lain dalam industri memanfaatkan?

· Apakah organisasi membutuhkan solusi disesuaikan?

· Apakah organisasi memiliki persyaratan khusus seperti EDI, pekerjaan rinci biaya, multi-mata uang, point-of-sale integrasi, Activity Based Costing, dll?

· Apakah bisnis membutuhkan solusi terintegrasi dari front office (penjualan / CRM) untuk mendukung kantor (akuntansi/menerima/membeli)?

· Apakah anggaran untuk solusinya?

Langkah Kedua: Penelitian, Evaluasi, dan Seleksi

Setelah analisis kebutuhan selesai, mulai meneliti produk yang tersedia. Seorang konsultan yang baik akan memberikan arahan mengenai dimana untuk penelitian produk yang paling cocok untuk bisnis. Banyak organisasi juga menemukan rekomendasi oleh pakar industri membantu dalam pencarian mereka. Luangkan waktu cukup untuk menyaring melalui pilihan yang tak terhitung tersedia yang memenuhi parameter yang telah ditentukan pada langkah satu. Meninjau semua produk yang memenuhi parameter, namun tidak duduk untuk demonstrasi terlalu dini dalam siklus dan menjadi bingung dengan lonceng dan peluit.

Salah satu kesalahan terbesar bisnis membuat tidak membangun kapasitas yang cukup dalam solusi mereka untuk memenuhi yang diharapkan pertumbuhan jangka panjang. Review hanya solusi yang dapat tumbuh sebagai organisasi yang tumbuh, jika tidak, pengulangan proses ini dalam waktu dekat sangat mungkin.

Selama proses, mengevaluasi apa yang produk tidak bisa melakukan karena ini akan membantu menentukan apakah produk tersebut dapat memenuhi tuntutan untuk jumlah pelanggan, vendor, pekerjaan, dll Selain itu, mengevaluasi penanganan error untuk setiap solusi. Jika kesalahan tidak ditangani secara cerdas, itu pertanda baik perangkat lunak tidak dirancang dengan baik dan, karenanya, tidak akan memenuhi kebutuhan organisasi. Tanyakan tentang pengalaman vendor dan pastikan ia telah mengimplementasikan solusi ini sebelumnya dan diselesaikan dengan sukses. Tanyakan apakah mereka yang tersedia untuk "pengalaman pertama" ... hari pertama, periksa dulu berjalan, gaji pertama, akhir kuartal pertama, akhir tahun pertama, dll

Setelah mengevaluasi opsi, pemilihan solusi yang tepat adalah mudah. Negosiasikan harga dan meminta harga tetap dengan pelaksanaan perintah perubahan. Jika solusi ini disediakan oleh konsultan yang terlibat dalam langkah pertama, ia akan sudah memahami persyaratan dan bisa lebih akurat dan efisien menerapkan sistem baru.

Langkah Tiga: Pelaksanaan
Setelah solusi tersebut telah ditetapkan yang paling memenuhi kebutuhan sistem SoftwareAkuntansi LaporanKeuanganTerbaik organisasi, sekarang saatnya untuk implementasi. Langkah ini sangat penting karena konfigurasi awal dari sistem akan menentukan bagaimana proses bisnis beroperasi untuk jangka panjang. Rencanakan langkah ini dengan baik dan memanfaatkan informasi yang dikumpulkan pada tahap pertama untuk menentukan setup. Jelas mendefinisikan peran implementasi dan memungkinkan proyek manajer Anda kewenangan penuh untuk menetapkan tugas dan efektif memimpin proyek. Tergantung pada ukuran bisnis, ini mungkin satu orang atau tim dari beberapa. Jadwal pertemuan rutin untuk meninjau kemajuan pelaksanaan dan membicarakan segala perubahan yang diperlukan.

Tentukan "go live" tanggal dan bekerja mundur dari sana. Sebuah tujuan yang jelas harus berada dalam pikiran dan langkah-langkah untuk mencapai tujuan yang mudah ditata oleh seorang manajer proyek yang berpengalaman. Buatlah daftar tugas setup dan mengikuti mereka, meninjau setiap langkah secara keseluruhan untuk memastikan hal penting tidak diabaikan dalam tahap perencanaan. Tergantung pada ukuran bisnis dan solusi dibeli, ini adalah yang sederhana seperti berikut built-in software setup wizard, atau sebagai rinci rencana proyek multi-bertahap.

Setelah setup awal selesai, tes, tes, dan tes! Hal ini tidak dapat ditekankan cukup. Memperbaiki masalah setup adalah jauh lebih mudah sebelum peluncuran, daripada setelah peluncuran sistem selesai. Langkah pengujian memungkinkan pengguna untuk menentukan apakah setup yang benar, mengungkap bug tersembunyi, dan menjadi akrab dengan fungsi sistem baru. Tanpa pemahaman buy-in dan jelas dari pengguna, pelaksanaan sistem tidak akan berjalan semulus yang diinginkan.

Langkah Empat: Go Live
Tanggal atau waktu telah tiba. Hari pertama biasanya yang paling sibuk sebagai karyawan menggunakan sistem baru untuk pertama kalinya dalam lingkungan kerja yang hidup. Pertanyaan yang mungkin akan timbul sebagai pengecualian dalam pengolahan terjadi. Manajer proyek dan tim nya adalah di tempat dan di tempat untuk menjawab pertanyaan dan memberikan dukungan terus menerus.

Bila ke depan, juga mempunyai anggota tim implementasi yang tersedia untuk setiap "pengalaman pertama" yang disebutkan di atas, agar berhasil mencapai tonggak masing-masing. Kesalahan dan pengecualian ditemukan selama pelaksanaan dan tahap pengujian dicatat dan proses dikembangkan untuk menangani masing-masing. Go hari hidup kemungkinan lancar jika implementasi telah direncanakan dengan baik.

Kesimpulan
Menemukan solusi perangkat lunak akuntansi adalah suatu usaha yang berpotensi kompleks. Kompleksitas tugas ini dapat sangat dikurangi, selama waktu diambil untuk mengikuti empat langkah. Kemungkinan menemukan solusi akuntansi yang benar pada percobaan pertama sekarang telah sangat meningkat, dan mudah-mudahan ini solusi tidak hanya untuk hari ini tapi untuk tahun-tahun mendatang.

Gary E Kangas, Jr, CPA, MBA adalah pemilik dan pendiri Xerion Consulting, Jacksonville, FL akuntansi berbasis perangkat lunak dan perusahaan bisnis konsultasi. Gary lulus dengan gelar MBA dari University of North Florida dan memiliki lebih dari dua belas tahun pengalaman bisnis dengan spesialisasi dalam perangkat lunak akuntansi dan sistem bisnis. Selama karirnya, Gary bekerja di banyak industri dan pasar vertikal. Karena latar belakang yang beragam di kedua akuntansi dan bidang teknologi, bersama dengan-nya pengetahuan yang mendalam tentang desain sistem dan implementasi, Gary mampu mengidentifikasi kebutuhan klien dan membantu memilih produk yang paling menguntungkan.